Polityka prywatności i danych

 Polityka Prywatności

POLITYKA PRYWATNOŚCI ANGEL STRADOM HOTEL SP. Z O.O.
DOT. PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Szanowni Państwo,
niniejszy dokument (dalej również jako: Polityka Prywatności) opisuje zasady przetwarzania danych
osobowych przez spółkę pod firmą Angel Stradom Hotel Sp. z o.o. siedzibą w Krakowie, ul.
Sukiennicza 8/U7, 31-069 Kraków, wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd
Rejonowy dla Krakowa Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru
Sądowego, pod numerem KRS 0000910546, NIP: 6762599978, REGON: 38941717000000 (dalej jako:
ANGEL STRADOM HOTEL, Hotel lub Spółka), w tym w szczególności zasady przetwarzania danych
osobowych za pośrednictwem strony internetowej: www.stradomhouse.com (dalej jako: Strona
internetowa).

Zachęcamy do zapoznania się z treścią Polityki Prywatności i w przypadku jakichkolwiek pytań pozostajemy do Państwa dyspozycji.

1. Kto jest administratorem Państwa danych osobowych i jak można się z nim skontaktować?

Administratorem Państwa danych osobowych (a więc podmiotem decydującym o celach i podstawach prawnych przetwarzania danych osobowych) jest ANGEL STRADOM HOTEL.
ANGEL STRADOM HOTEL powołała Inspektora Ochrony Danych (radcę prawnego Dominika Putza),
który udzieli Państwu wszelkich informacji w sprawach dotyczących przetwarzania przez Hotel
Państwa danych osobowych. W celu uzyskania tych informacji ze Spółką można skontaktować się
przez adres e-mail: iod@stradomhouse.com lub listownie – kierując korespondencję na adres Spółki.

Zaznaczamy, że odrębnym administratorem Pana/i danych osobowych (w sytuacjach określonych
Polityką, w tym zwłaszcza w zakresie w jakim dokonują Państwo rezerwacji swojego pobytu w Hotelu)
mogą stać się podmioty z Grupy Marriott – w tym Marriott International Inc. z siedzibą w 10400
Fernwood Road Bethesda, MD 20817 USA oraz Luxury Reservations Limited, 10 Earlsfort Terrace,
Dublin D02 T380, Irlandia. Powyższe wynika z faktu że rezerwacja pobytu w Hotelu dokonywana za
pomocą Strony internetowej wiąże się z przekierowaniem na stronę internetową Grupy Marriott. To
za pośrednictwem tej strony dochodzi do złożenia rezerwacji i na zasadach opisanych na tej stronie
Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane przez podmioty wskazane powyżej. Jednocześnie
zaznaczamy, że dane osobowe podane w toku rezerwacji trafiają również do systemu rezerwacji
prowadzonego przez nasz Hotel, w związku z czym stajemy się ich niezależnym administratorem.

2. Jakie dane osobowe gromadzimy?

Za dane osobowe, zgodnie z definicjami wynikającymi z przepisów prawa, uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Katalog danych osobowych jest otwarty, ale zaliczyć możemy do nich m.in. imię, nazwisko, adres, adres e- mail, numery identyfikacyjne, dane biometryczne, cechy fizyczne, fizjologiczne, ekonomiczne, kulturowe czy społeczne.

tylko niezbędne nam dane osobowe, dążąc do tego, by gromadzić tak mało danych jak jest nam to
rzeczywiście potrzebne. Z tego też powodu rozróżniamy zakres pozyskiwanych przez nas danych w sytuacji, w której są Państwo naszym Pracownikiem, Klientem, Gościem Hotelu, reprezentantem Klienta będącego osobą prawną, czy wreszcie jeżeli tylko korzystają Państwo z Strony internetowej. Najczęściej przetwarzane przez nas dane osobowe obejmują dane osobowe Gości Hotelu i są to dane osobowe zwykłej kategorii w tym: imię i nazwisko, płeć, adres zamieszkania, numer telefonu, adres e- mail, informacje finansowe (np. dotyczące sposobu płatności), preferencje językowe, data i miejsce urodzenia, obywatelstwo, ważne daty (urodziny, rocznice), dane dotyczące programu lojalnościowego, dane dotyczące pracodawcy lub innego podmiotu rezerwującego pobyt (w przypadku rezerwacji biznesowych), dane dot. aktywności w czasie pobytu w Hotelu, dane nt. wcześniejszych wizyt w Hotelu i wykorzystanych usług, a w ograniczonych przypadkach także dane nt. towarzyszy podróży, dzieci, członków rodzin.

Jednocześnie zaznaczamy, że jakkolwiek do przeglądania Strony internetowej nie muszą nam Państwo przekazywać jakichkolwiek danych osobowych, to Państwa dane osobowe pozyskujemy jednak w sytuacji zawarcia umowy, w toku procesów rekrutacyjnych, w odpowiedzi na kierowane do Spółki  ytania, w sytuacji dokonywania rezerwacji pobytu w Hotelu, etc. Do przetwarzania danych osobowych dochodzić może również w związku z wykorzystaniem plików cookies, czyli tzw. ciasteczek.

3. Jakie są podstawy prawne przetwarzania Państwa danych osobowych?

Państwa dane osobowe przetwarzane są przez ANGEL STRADOM HOTEL zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (tzw. RODO) oraz ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r., a także innymi powszechnie obowiązującymi przepisami prawa dot. ochrony danych osobowych. W momencie pozyskiwania Państwa danych osobowych każdorazowo informowani są Państwo jaka jest podstawa prawna ich przetwarzania. Niezależnie od powyższego wskazujemy, że ANGEL STRADOM HOTEL przetwarza Państwa dane osobowe przede wszystkim w następujących sytuacjach:

CELE PRZETWARZANIA | PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA

Rezerwacja pobytu w Hotelu i rejestracja Gości

Rezerwacja pobytu w Hotelu oznacza zawarcie ze Spółką umowy, w związku z czym podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w tym zakresie pozostaje zawarcie i wykonanie umowy zawartej z osobą fizyczną dokonującą rezerwacji pobytu w Hotelu.
Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowią też uzasadnione interesy - na przykład uszanowanie preferencji osób rezerwujących pobyt w Hotelu a także osób towarzyszących głównemu
gościowi (np. współmałżonka, dzieci, przyjaciół). W ograniczonym zakresie podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowią też obowiązki prawne związane z transakcjami finansowymi, takie jak obowiązek prowadzenia ksiąg i ewidencji.

Usługi recepcji na miejscu

Dane osobowe przetwarzane są w celu zawarcia i wykonania umowy obejmującej usługi realizowane przez Hotel, w tym przetwarzanie płatności.
Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowią też uzasadnione interesy, na przykład uszanowanie preferencji gościa (np. pokój w pobliżu windy lub na najwyższym piętrze).
Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowić może również zgoda na przetwarzanie danych osobowych obejmująca np. zgodę na gromadzenie informacji dotyczących preferencji żywieniowych określonych przez gościa.
W ograniczonym zakresie podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowią też obowiązki prawne, w tym gromadzenie krajowych numerów identyfikacyjnych, o ile jest to wymagane prawem.

Konferencje i wydarzenia

Dane osobowe przetwarzane są w celu zawarcia i wykonania umowy obejmującej usługi realizowane przez Hotel, w tym gromadzenie informacji dotyczących zaplanowanego Wydarzenia.
Uzasadnione interesy, takie jak odpowiadanie na skargi klientów lub wątpliwości związane z Wydarzeniem.
W ograniczonym zakresie podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowią też obowiązki prawne związane z transakcjami finansowymi, takie jak obowiązek prowadzenia ksiąg i ewidencj.

Działalność ogólna i operacyjna Hotelu

Dane osobowe przetwarzane są w celu zawarcia i wykonania umowy obejmującej usługi realizowane przez Hotel, w tym zapewnienie funkcjonowania usług online, tak aby osoby fizyczne mogły dokonywać rezerwacji lub zarządzać kontami lojalnościowymi.
Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowią też uzasadnione interesy, takie jak odpowiadanie na skargi i wątpliwości klientów, które mogą obejmować, jeśli zezwala na to obowiązujące prawo, nagrywanie rozmów z obsługą klienta.
Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowić może  zgodę na działania marketingowe. W ograniczonym zakresie podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowią też obowiązki prawne związane z transakcjami finansowymi, takie jak obowiązek prowadzenia ksiąg i ewidencj.

Reagowanie na sytuacje awaryjne i incydenty

Dane osobowe przetwarzane są w celu zawarcia i wykonania umowy obejmującej usługi realizowane przez Hotel, np. zapewnienie bezpieczeństwa gości i personelu poprzez interakcje z personelem ochrony na miejscu.
Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowią też uzasadnione interesy, takie jak monitorowanie nieruchomości za pomocą monitoringu w celu zapewnienia bezpieczeństwa gości i
personelu.
W ograniczonym zakresie podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowią też obowiązki prawne, takie jak dokumentowanie wypadków na miejscu. Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowić mogą również żywotne interesy gości, np. kontakt ze służbami medycznymi lub ratunkowymi w przypadku chorego gościa.

Informacje prawne i zgodność

Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowią obowiązki prawne, takie jak przestrzeganie procesów prawnych.
Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowić mogąmrównież żywotne interesy gości, w tym kontaktowanie się ze służbami ratunkowymi lub porządkowymi w przypadku zakłóceń i incydentów z udziałem gości.

Usługi spa, beauty, fitness

Dane osobowe przetwarzane są w celu zawarcia i wykonania umowy obejmującej usługi realizowane przez Hotel, w tym przetwarzanie płatności.
Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowić może również zgoda na przetwarzanie danych osobowych obejmująca np. zgodę na gromadzenie informacji o problemach z plecami podczas
świadczenia usług masażu. Uzasadnione interesy, w tym świadczenie spersonalizowanych usług. W ograniczonym zakresie podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowią też obowiązki prawne związane z transakcjami finansowymi, takie jak obowiązek prowadzenia ksiąg i ewidencji.

Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowić mogą również żywotne interesy gości (np. kontuzja podczas korzystania ze sprzętu fitness).

Usługi w zakresie żywności i napojów

Dane osobowe przetwarzane są w celu zawarcia i wykonania umowy obejmującej usługi realizowane przez Hotel, w tym przetwarzanie płatności.
Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowić może również zgoda na przetwarzanie danych osobowych obejmująca np. zgodę na zbieranie informacji o ograniczeniach żywieniowych lub zdrowotnych, czy osobistych potrzebach gościa przy zamawianiu posiłków. Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowią też uzasadnione interesy, w tym świadczenie spersonalizowanych usług.
W ograniczonym zakresie podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowią też obowiązki prawne związane z transakcjami finansowymi, takie jak obowiązek prowadzenia ksiąg i ewidencji.
Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowić mogą również żywotne interesy osób (np. gdy dana osoba zachoruje w restauracji).

Usługi związane z dziećmi (dla rodziców i opiekunów prawnych)

Realizacja umowy, np. pobyt dziecka w określonym wieku w pokoju z rodzicami może wiązać się z dodatkowymi opłatami lub rabatami.
Zgoda rodzica lub opiekuna prawnego, np. zaspokajanie potrzeb dzieci. Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowią też uzasadnione interesy, np. zapewnienie łóżeczka dziecięcego lub szlafroków dziecięcych oraz innych udogodnień dla dzieci. W ograniczonym zakresie podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowią też obowiązki prawne związane z transakcjami finansowymi, takie jak obowiązek prowadzenia ksiąg i ewidencji. Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowić mogą również żywotne interesy gości, np. gdy dziecko zachoruje podczas pobytu w klubiku dla dzieci.

Programy lojalnościowe, konta i zarządzanie relacjami

Dane osobowe przetwarzane są w celu zawarcia i wykonania umowy obejmującej usługi realizowane przez Hotel, w tym naliczanie punktów i dystrybucja korzyści. 
Uzasadnione interesy, w tym zarządzanie wyborami uczestników programu dotyczącymi sposobu, w jaki chcą zdobywać, śledzić i wykorzystywać punkty. W ograniczonym zakresie podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowią też obowiązki prawne związane z transakcjami finansowymi, takie jak obowiązek prowadzenia ksiąg i ewidencji.

Marketing, promocje, konkursy i produkty stron trzecich

Dane osobowe przetwarzane są w celu zawarcia i wykonania umowy obejmującej usługi realizowane przez Hotel. Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowić może również zgoda na przetwarzanie danych osobowych. Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowią też uzasadnione interesy, takie jak dostarczanie reklam podobnych produktów i usług. W ograniczonym zakresie podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowią też obowiązki prawne, w tym zarządzanie informacjami zgodnie z zasadami dotyczącymi konkursów.

Preferencje osobiste (rocznice, relacje, preferencje dietetyczne, inne preferencje związane z pobytem w Hotelem, rodzaje aktywności w czasie pobytu w Hotelu)

Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowią uzasadnione interesy wyrażające się w dążeniu Hotelu do tego, by by zapewnić Gościom Hotelowym wyjątkową obsługę, Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowić może
również zgoda na przetwarzanie danych osobowych.

4. Skąd wynikają stosowane przez Spółkę okresy przetwarzania danych osobowych?

Państwa dane osobowe będą przetwarzane są przez ANGEL STRADOM HOTEL przez okres wynikający z przepisów prawa, a w przypadku braku stosownych wytycznych wynikających z przepisów prawa - przez okres ustalony każdorazowo stosownie do charakteru przekazanych danych osobowych. Ustalając okres przetwarzania danych osobowych Spółka uwzględnia kwestie takie jak: obowiązki względem organów podatkowych, konieczność dokonania stosownych rozliczeń finansowych, ale też okresy przedawnienia roszczeń stron. Po upływie ustalonych okresów przetwarzania – dane osobowe będą usuwane lub zanonimizowane.
Jednocześnie wskazujemy, że zasadniczym okresem przetwarzania przez Spółkę danych osobowych pozyskanych na potrzeby zawartych umów jest okres 6 lat przedłużonych o 12-miesięcy liczonych od 1 stycznia kolejnego roku, przy czym okres ten ulegać może zmianom stosownie do okoliczności. W celu uzyskania szczegółowych informacji w tym zakresie- zachęcamy do kontaktu ze Spółką.

5. Czy przekazujemy dane osobowe poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)?

Z uwagi na fakt, że Hotel należy do Autograph Collection Hotels by Mariott – Państwa dane osobowe mogą być przekazywane i przetwarzane na terytorium Stanów Zjednoczonych (USA) oraz innych państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Jednocześnie wskazujemy jednak, że jako Spółka nie korzystamy z usług innych podmiotów trzecich, z którymi to usługami związane byłoby przetwarzanie Państwa danych osobowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

6. Czy przetwarzamy dane osobowe w sposób zautomatyzowany, w tym dokonujemy ich profilowania?

Hotel w przyszłości może podejmować zautomatyzowane decyzje na postawie danych osobowych, w tym dokonywać ich profilowania. Działania takie nie są podejmowane, jeżeli nie została na to wyrażona zgoda, a jest ona wymagana na gruncie przepisów prawa, w tym zwłaszcza z uwagi na wymagania stawiane RODO. Do profilowania wykorzystywane są historyczne dane osobowe, które Hotel pozyskał w związku z świadczeniem na rzecz gościa usług hotelarskich.

7. Skąd Administrator posiada dane osobowe i czy podanie danych osobowych jest obowiązkowe?

Co do zasady Spółka nie jest uprawniona do tego, by żądać od Państwa przekazania danych osobowych, a tym samym podanie danych osobowych jest dobrowolne. W określonych sytuacjach podanie danych osobowych może okazać się jednak konieczne – np. do realizacji na Państwa rzecz świadczonych przez Spółkę usług, czy też w celu zawarcia umowy. W takich przypadkach nieprzekazanie danych osobowych może uniemożliwić Spółce podjęcie stosownych czynności. Dla przykładu brak przekazania Spółce danych kontaktowych niezbędnych do skontaktowania się z Państwem w przypadku skierowania do Spółki pytania, spowoduje że nie będzie możliwe udzielenie na nie odpowiedzi, a brak przekazania danych osobowych niezbędnych do dokonania rezerwacji pobytu w Hotelu uniemożliwi podjęcie takiego działania. Zastrzegamy, że jeżeli nie podał Pan/Pani Hotelowi danych osobowych samodzielnie, dane te mogły zostać przekazane Spółce przez Grupę Marriott, członka Pani/Pana rodziny, pracownika firmy, w której Pani/Pan pracuje lub innego organizatora Pani/Pana pobytu w Hotelu. Do udostępnienia danych osobowych dojść mogło również na skutek dokonania rezerwacji przez zewnętrzny portal internetowy – jak np. Booking.com

8. Jakie mają Państwo prawa w związku z przetwarzaniem przez nas danych osobowych?

W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych, przysługują Państwu następujące prawa:
1) Prawo do uzyskania dostępu do danych - w każdej chwili mają Państwo prawo zażądać
informacji o tym, jakie Państwa dane osobowe przetwarzamy.
2) Prawo do żądania poprawiania danych - zawsze mogą Państwo zażądać poprawienia
Państwa danych osobowych, jeśli są one niepoprawne, a także uzupełniania niekompletnych
danych.
3) Prawo do żądania usunięcia danych - zawsze mogą Państwo zażądać, by usunąć
przetwarzane przez nas dane osobowe. Niestety nie zawsze będzie to możliwe do
zrealizowania, gdyż niekiedy obowiązek przetwarzania wiązać będzie się np. z przepisami
prawa. W takiej sytuacji poinformujemy Państwa o tym fakcie.
4) Prawo do żądania ograniczenia przetwarzania - mogą Państwo zażądać, abyśmy ograniczyli
przetwarzanie Państwa danych osobowych.
5) Prawo do wniesienia sprzeciwu - mogą Państwo wnieść również sprzeciw wobec
przetwarzania Państwa danych osobowych w oparciu o nasze prawnie uzasadnione interesy,
co dotyczy zwłaszcza realizowanego przez nas marketingu bezpośredniego.
6) Prawo do wycofania zgody – w sytuacji, gdy przetwarzamy Państwa dane osobowe na
podstawie zgody, mają Państwo prawo wycofać taką zgodę w dowolnym momencie.
Wycofanie takiej zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania,
którego dokonano przed jej cofnięciem.

9. Co można zrobić, gdy przetwarzamy Państwa dane w niewłaściwy sposób?

W sytuacji, w której uznają Państwo, że przetwarzamy Państwa dane osobowe w sposób niezgodny z
przepisami prawa – będziemy wdzięczni za taką informację a postaramy się usunąć stwierdzone
nieprawidłowości. Prosimy również pamiętać, że w takiej sytuacji przysługuje Państwu możliwość
złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

10. Kto ma dostęp do Państwa danych?

Zgodnie z naszą polityką - nie udostępniamy Państwa danych osobowych, nie sprzedajemy ich ani nie
wymieniamy się nimi w celach marketingowych z podmiotami zewnętrznymi. Do udostępnienia przez
nas Państwa danych osobowych dojść może wtedy, gdy jesteśmy do tego wyraźnie zobligowany lub
upoważnieni przepisami prawa (np. przekazanie danych, o których udostępnienie zawnioskuje
policja), lub gdy wyrazili Państwo na to udostępnienie zgodę.
Zastrzegamy jednocześnie, że możliwe jest powierzenie przez nas przetwarzania Państwa danych
podmiotom z nami współpracującymi, przy czym każdorazowo odbywać się to będzie wyłącznie ze
starannie wyselekcjonowanymi podmiotami dającymi rękojmię przetwarzania Państwa danych w
sposób zgodny z prawem, z poszanowaniem Państwa prywatności, w tym w oparciu o umowę
powierzenia przetwarzania danych osobowych.

11. Odesłanie do stron internetowych podmiotów trzecich

Jeżeli nasza strona internetowa odsyła – również poprzez link – do stron internetowych podmiotów
trzecich, nie ponosimy odpowiedzialności za prawidłowość bądź kompletność prezentowanych tam treści oraz za bezpieczeństwo Państwa danych. Mając na względzie, że nie mamy wpływu na przestrzeganie zasad w zakresie ochrony danych przez podmioty trzecie, każdorazowo rekomendujemy by sprawdzać prezentowane tam deklaracje o ochronie danych osobowych. Namawiamy także do zapoznania się z polityką prywatności zamieszczoną na tych stronach. W tym  przetwarzania Pana/i danych osobowych przez Grupę Marriott.

12. Pliki Cookies
W celu świadczenia usług na najwyższym poziomie przez Spółkę stosowane są pliki cookies. Spółka
korzysta z plików cookies na zasadach opisanych w odrębnym dokumencie.

13. Aktualizacja naszych zasad prywatności oraz postanowienia końcowe
Nie możemy wykluczyć, że w przyszłości będziemy musieli zaktualizować naszą Politykę Prywatności.
Najnowsza wersja będzie zawsze dostępna na Stronie internetowej.

Przyjęcie polityki nastąpiło 14 kwietnia 2023 r.